Wenn du mehr darüber erfahren willst, wie du produktiver wirst, dann kommst du nicht an dem Begriff des Zeitmangements vorbei: Kalender, Prioritäten, Morgenroutinen, To-do-Listen, Fokusmethoden. Und trotzdem erleben viele Menschen immer wieder denselben Moment:
Der Tag ist realistisch geplant. Die Zeit ist da. Die Motivation auch. Aber die Energie fehlt.
Die Aufgabe bleibt liegen. Der Kopf fühlt sich leer oder überfordert an oder beides.
Und am Ende des Tages entsteht ein unangenehmes Gefühl:
Warum bekomme ich das nicht hin?
In einer meiner letzten Lunch-&-Learn-Sessions haben wir genau darüber gesprochen. Das Thema war eigentlich „Energie statt Effizienz“. Und sehr schnell wurde klar:
Viele Menschen versuchen, ein Energieproblem mit Zeitmanagement zu lösen.
Das funktioniert nur begrenzt.
Der Mythos vom Zeitproblem
Der Satz „Alle Menschen haben 24 Stunden am Tag“ wird oft benutzt, um zu zeigen, dass alles nur eine Frage der Organisation sei. Aber dieser Satz übersieht etwas:
Zeit ist zwar für alle gleich lang, aber sie ist nicht für alle gleich nutzbar. Das macht Zeit durchaus zu einem Problem, doch keines das man einfach lösen kann.
Ein Arbeitstag mit kleinen Kindern im Hintergrund fühlt sich anders an als ein ruhiger Arbeitstag im Homeoffice. Ein Tag mit wenig Schlaf ist anders als ein ausgeschlafener Tag. Ein Tag voller Meetings hat eine andere Qualität als ein Tag mit konzentrierter Arbeitszeit. Wer sich eine Putzfrau leisten kann, der gewinnt Zeit, wer nicht, hat diese Zeit nicht.
Und selbst wenn die äußeren Bedingungen gleich wären, bleibt noch ein weiterer Faktor: Unsere Energie.
Dir gefällt, was du liest? Abonniere meinen Newsletter und wir denken zusammen Arbeit neu!
Du kannst den perfekten Tag planen und ohne die passende Energie passiert trotzdem nichts
Viele Menschen können sehr gut planen. Ich für meinen Teil liebe es Pläne zu machen, farblich kodiert, mit Emoji, schön ordentlich auf Papier oder auch digital. Ich habe klare Aufgabenlisten. Ich habe mir Zeiten im Kalender blockiert und Pufferzeiten zum Erholen eingebaut. Ich weiß genau, was ich wann tun sollte.
Und trotzdem passiert es immer wieder: Die Zeit ist da – aber mein Fokus nicht.
Es hat lange gebraucht, mir das einzugestehen, doch selten liegt es daran, dass ich mich einfach mehr zusammenreißen müsste oder „zu wenig diszipliniert“ bin.
Es liegt oft daran, dass ich versuche, meine Arbeit gegen meine Energie zu organisieren statt mit ihr. Ich musste feststellen, dass ich nicht fest einplanen kann, wann mir nach Pause ist oder wann ich stundenlang im Fokus-Modus bin.
Effizienz ist nicht automatisch gesund
Effizienz wird in vielen Produktivitätsratgebern als das große Ziel dargestellt.
Schneller arbeiten.
Mehr schaffen.
Mehr aus der Zeit herausholen.
Aufgaben bündeln. 🙄 Laaaaangweilig und anstrengend klingt das.
Aber Effizienz beantwortet eine wichtige Frage nicht: Was passiert mit unserer Energie dabei? Denn ungleich wie bei Maschinen bei denen immer die gleiche Energie (vereinfacht gesprochen) aus der Steckdose kommt, verhält es sich beim Menschen anders. Komplexer. Was jetzt für keinen eine Überraschung sein sollte. Und trotzdem frage ich mich alle 28 Tage, warum ich denn schon wieder so schlapp bin und ein Blick in den Periodentracker verrät es mir dann.
Ein Tag kann extrem effizient sein und gleichzeitig komplett erschöpfend. Viele Menschen kennen das Gefühl, nach einem scheinbar produktiven Tag völlig leer zu sein. Langfristig funktioniert Arbeit so selten gut. Noch so eine Überraschung. Effizient arbeiten und effizient Selbstfürsorge betreiben klingt so viel einfach als es ist. Es klingt nach einem Kinderspiel und da drängt sich die Frage auf, warum es dann nicht allein so leicht gelingt?
Effizienz ist nicht grundsätzlich schlecht, aber sie ist kein Selbstzweck.
Sich das Leben mit Effizienz leichter zu machen ist meiner Meinung nach ziehmlich schlau. Die Betonung liegt auf „sich das Leben leichter machen“ und nicht „mehr arbeiten„.
Energie ist kein Zufall
Ein spannender Moment in der Lunch-&-Learn-Runde war die Frage: Was gibt dir eigentlich zuverlässig Energie?
Viele Menschen müssen erst mal darüber nachdenken. Denn eine erholsame Pause machen ist nicht so selbstverständlich, wie es klingt. Deine Akkus aufzuladen ist nicht mit ins Handy starren getan (wissen wir auch alle und setzen es trotzdem mehr schlecht als recht um, weil so ein Handy nun mal ein Suchtmittel ist…).
Wir sind es gewohnt, über Aufgaben zu sprechen. Über Ziele. Über Deadlines. Das definiert schon immer unseren Erfolg. Doch der kommt ja nicht einfach so zustande. Dafür brauchst du Unmengen von Energie.
Viel seltener fragen wir uns, wo genau diese Energie herkommt:
- Was lädt mich auf?
- Wann arbeite ich besonders gut?
- Welche Situationen geben mir Fokus?
Manchmal sind es kleine Dinge:
- ein Spaziergang
- ein gutes Gespräch
- frische Luft
- ein neues Bastelprojekt
- ein ruhiger Start in den Tag
- ein Thema, das wirklich interessiert
Und manchmal merken wir auch: Bestimmte Situationen ziehen Energie… selbst wenn sie (oder gerade wenn sie) objektiv „effizient“ sind und wir „produktiv“ waren.
Motivation folgt bestimmten Mustern
Ein weiterer Teil der Session drehte sich um das NAWI-Prinzip* (Katharina Schön von @guardianofmind leitet dieses Prinzip aus dem NICE-Model von Ali Abdaal ab). Es beschreibt vier Faktoren, die Motivation besonders stark auslösen können (bei manchen, vor allem neurodivergenten, Personen, nicht allen):
N – Neuartigkeit
Unser Gehirn reagiert stark auf neue Reize. Sprich alles was neu ist macht Spaß. Neues Hobby, neues Thema, neue Menschen. Fängst du gerne neue Sachen an, bevor die „alten“ Projekte abgeschlossen sind? 😜
A – Aktuelle Dringlichkeit
Deadlines können Fokus erzeugen. Lange Zeit war genau das meine einzige Strategie für Produktivität, wenn es dringend ist wird es erledigt.
W – Wettbewerb
Ein spielerisches Element kann Energie freisetzen. Das Stichwort hier ist „Gamification“ in Apps, Punkte sammeln, oder eine 30 Tage Challenge die Möglichkeiten sind zahlreich. Es muss auch nicht immer ein Wettbewerb mit anderen sein, das geht auch mit sich selbst. Hauptsache es ist eine Herausforderung.
I – Interesse
Wenn uns etwas wirklich interessiert, fällt Fokus deutlich leichter. Hier denke ich gern an die Schule. In welchen Fächern warst du besser? In denen, die dich interessiert haben oder in denen, die langweilig waren (für dich)?
Viele Aufgaben im Alltag enthalten allerdings keinen dieser Faktoren. Sie sind weder neu noch dringend, sie haben keinen Wettbewerb und interessieren uns nicht besonders. Und dann quälen wir uns da durch: Sport, Buchhaltung, LinkedIn Beiträge erstellen, etc. Du hast bestimmt gerade mindestens eine Aufgabe im Kopf, die in diese Kategorie fällt.
Bei diesen Aufgaben ist es wenig überraschend, dass deine Motivation, dein Fokus ausbleibt. Und hier können wir mit diesem Wissen vielleicht etwas um deuten:
Das bedeutet nicht, dass wir „undiszipliniert“ sind. Es bedeutet nur, dass unser Gehirn anders reagiert als wir es uns wünschen. Das es andere Reize braucht als die gängigen Produktivitätsratgeber uns nahe legen. Das es mit besserem Zeitmanagement eben nicht getan ist.
*Mehr über das NAWI-Prinzip kannst du hier lesen, direkt von der Urheberin.
Jeden Freitag ein Impuls wie dieser. Spontan. Direkt aus meinem Hirn. Ohne Blabla. Abonniere meinen Newsletter.
Statt Zeit zu blocken: Bedingungen schaffen
Eine der Ideen aus der Session war ein Perspektivwechsel. Viele Menschen blocken sich Zeit im Kalender, bündeln Aufgaben, setzen sich klare Prioritäten oder nutzen andere viel gepriesene Methoden um effizient zu arbeiten. Keine von diesem Methoden will ich hier schlecht reden.
Doch ein Gedanke kam uns in unserer gemeinsamen Mittagspause: anstatt Zeit zum Arbeiten zu blocken könnten wir uns Zeit blocken, um die Voraussetzungen für fokussiertes Arbeiten zu schaffen. Dafür muss man natürlich wissen, was man selbst körperlich und mental braucht, um gut arbeiten zu können.
Zum Beispiel:
- Bewegung oder einen kurzen Spaziergang
- ein gutes Frühstück
- frische Luft
- ein inspirierendes Gespräch
- einen ruhigen Start in den Tag
Nicht als Belohnung nach der Arbeit, sondern schon davor, als Grundlage dafür, dass Arbeit überhaupt gut funktionieren kann. Das widerspricht ein bisschen der alten Logik von „erst die Arbeit, dann das Vergnügen“.
Aber für viele Menschen funktioniert genau das besser: Erst Energie auftanken, dann Arbeiten.
Job Crafting: Arbeit so gestalten, dass sie zu dir passt
Hier kommt das Konzept Job Crafting ins Spiel. Job Crafting bedeutet nicht, immer weniger zu arbeiten oder nur noch angenehme Aufgaben zu machen.
Es bedeutet, bewusst zu fragen:
- Welche Aufgaben geben mir Energie?
- Welche kosten mich besonders viel Energie?
- Welche Bedingungen helfen mir, gut zu arbeiten?
Und dann Schritt für Schritt kleine Veränderungen vorzunehmen. Manchmal ist das eine andere Reihenfolge von Aufgaben. Manchmal eine andere Arbeitsumgebung. Eine neue Pflanze, eine farbige Wand… Manchmal bewusst mehr Austausch mit Menschen, die Energie geben.
Oft sind es keine großen Veränderungen, die etwas bewegen. Es sind die kleinen Anpassungen, die jeden Tag ein bisschen wirken und sich summieren.
Vielleicht brauchst du nicht mehr Disziplin
Viele Menschen glauben, sie müssten einfach disziplinierter werden.
Mehr Durchhalten.
Mehr Selbstkontrolle.
Mehr Struktur.
Manchmal stimmt das auch, doch meiner Erfahrung nach liegt das Problem oft woanders.
Nicht in der fehlenden Disziplin, oder dem mehr Zusammenreißen müssen, sondern in der fehlenden Energie. Und Energie lässt sich selten erzwingen. Aber sie lässt sich besser verstehen.
Lies hier mehr darüber, was ich von Disziplin halte: Mythos Disziplin: Warum wir glauben, dass alles schwer sein muss
💭 Eine kleine Reflexionsfrage
Wenn du magst, probiere einmal diese Frage aus:
Wann hast du zuletzt gearbeitet und gemerkt: „Heute läuft es richtig gut“?
Und dann frage dich:
- Was war an diesem Tag anders?
- Welche Bedingungen haben geholfen?
- Wie oft kommen diese Bedingungen aktuell in deinem Alltag vor?
Hast du jetzt Ideen, wie du deine Arbeit „energiefreundlicher“ umgestalten könntest? Was willst du direkt ma ausprobieren?
Dir gefällt, was du liest? Abonniere meinen Newsletter und wir denken zusammen Arbeit neu!
Ideenreiche Grüße
Antonia
